ZUGFeRD oder XRechnung:
Startklar in wenigen Minuten!

Ihr Kunde zahlt nur noch ZUGFeRD oder XRechnungen?
Sie können diese Belege nach nur 15 Min. Aufwand erstellen!

PDFMAILER ist die am einfachsten integrierbare Lösung für automatisierte XRechnungen und ZUGFeRD XML-Belege direkt aus Ihrer ERP.

  • Via Druckertreiber versenden Sie schnell und einfach
  • schon nach kurzer Zeit
  • ohne aufwendiges Projekt
  • elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung.
  • Vorbereitete Datenmappings sind für die ERP-Lösungen von SAP, Microsoft Navision, Microsoft Dynamics Business Central. SoftENGINE ERP, BüroWARE, WEBWARE ERP und andere verfügbar.
  • Erprobt & getestet: SAGE, Mention, AP Plus und viele mehr.

Mit PDFMAILER & der ZUGFeRD-Option elektronische Rechnungen innerhalb weniger Minuten bereitstellen: Whitepaper downloaden & mehr erfahren

Mit PDFMAILER versenden Sie einfach per Klick Belege in verschiedenen eRechnungsformaten.

Keine Kreditkarte notwendig

Prozesse im Rechnungsausgang und Rechnungseingang können durch XRechnungsbelege oder ZUGFeRD-Rechnungen vereinfacht werden, wenn Softwarelösungen und Dienstleister die Arbeit übernehmen.

Sie haben weitere Fragen. Gern beantworten wir diese nachfolgend, im Chat oder per Rückruf

Kostenfrei!

Registrieren Sie sich noch heute & testen Sie Ihren Rechnungsversand mit PDFMAILER.

FAQ eRechnungsformate

Im Zusammenhang mit der EU- sowie der deutschen Verordnung wird über XRechnungen, E-Rechnung und ZUGFeRD diskutiert, obwohl
diese Begriffe für viele Unternehmer oftmals nicht exakt klar sind. Wir bringen Licht ins Dunkel:

E-Rechnung
Grundsätzlich ist jede Rechnung, die elektronisch versandt wird, eine E-Rechnung, also eine papierlose Rechnung. Das können Rechnungs-Datensätze oder auch Bilddateien sein. Meist erhalten Sie diese Dokumente als E-Mail oder Download aus einem Portal.

XRechnung
Hierbei handelt es sich zunächst erst einmal um eine spezielle Form der elektronischen Rechnung in XML-Format – also maschinenlesbar. Gemäß der deutschen Verordnung ist die XRechnung der Übermittlungs-Standard für elektronische Rechnungsdaten. Hier ist exakt vorgegeben, welche Daten ein entsprechender Datensatz enthalten muss und in welcher Struktur dieser Datensatz aufgebaut sein muss. Damit wird sichergestellt, dass jedes Empfängersystem die erhaltenen Daten auch einlesen kann.

ZUGFeRD
Neben dem XML-Datensatz in der vorgeschriebenen Form enthält diese Variante der elektronischen Rechnung zusätzlich eine PDF-Datei als Sichtdatei. Damit ist gesichert, dass praktisch jeder Empfänger den Inhalt der Rechnung lesen kann, auch wenn der Datensatz selbst nicht eingelesen wird. Man spricht hier auch von einem „hybriden Rechnungsformat“.

gotomaxx bietet Ihnen ZUGFeRD 2.0 & 2.1

In dieser neuen ZUGFeRD-Version wird parallel ein XRechnungs-Profil bereitgestellt.
Das neue Profil erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN16931 werden erfüllt, sondern darüber hinaus auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung.

Seit Ende 2020 ist es nun soweit. Länder, Kommunen und auch der Bund nehmen laut E-RechV Rechnungen unter gewissen Bedingungen nur noch digital als XRechnung oder Rechnungen im ZUGFeRD Format entgegen.

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind seit dem 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen. Ausnahmen gelten für Direktaufträge mit einem Netto Auftragswert bis 1.000€ oder Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen (verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge)

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen sind hingegen von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig, die noch nicht abschließend geregelt ist. Die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entsprechend zu vereinheitlichen, gilt seit 27.11.2020 für den Bund und Bremen.

Eine Übersicht der Länderspezifischen Anforderungen des VeR finden Sie in unserem Whitepaper.

PDFMAILER ist ein Druckertreiber, der automatisisert oder manuell Dateien als Anlage an eine XRechnung anhängen bzw. in die XRechnungs XML einbetten kann. Es werden folgende Typen von Anlagen unterstützt: PDF, TXT, CSV, PNG, JPG, XLS, XSLX

Anlagen können entweder automatisch per Steuerzeichen übergeben oder bei der manuellen Erfassung der Belegdaten auch per Hand ausgewählt werden.

Um eine Anlage manuell zu einem Dokument zu erfassen, füllen Sie einmalig alle notwendige Felder im Vorschau-Menü „eRechnung“ aus.

Sind alle belegrelevanten Daten und Anlagen erfasst können Sie das Dokument speichern oder versenden.

Im PDFMAILER Vorschau-Menü stellen Sie ein, welche Daten der XRechnungs-Datensatz enthalten muss. Die Struktur dieser Datensatz erstellt PDFMAILER automatisch gemäß gewähltem eRechnungsprofil. So wird sichergestellt, dass das Empfängersystem die erhaltenen Daten auch einlesen kann.

eRechnungs-Profile im PDFMAILER wählen

Prüfen Sie Ihre eRechnungen kostenfrei mit Hilfe des gotomaxx eRechnungsvalidators auf Konformität gemäß eInvoicing-EN 16931.

Wir helfen Unternehmen den Postversand mit
intelligenten Lösungen zu automatisieren

Noch mehr Informationen? Weitere Details lesen Sie hier:
Mit PDFMAILER können Unternehmen Ihre Rechnung, die an öffentliche Auftraggeber gehen mit einem Klick in das XRechnungs-Format umwandeln. Das digitale Rechnungsformat basiert hierbei auf einem CEN-Standard (erarbeitet vom Europäischen Komitee für Normung) und verfolgt das Ziel, die europäische Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu übertragen und darüber hinaus den Dokumentaustausch EU-weit zu vereinfachen. So sollen die Behörden zukünftig auch Rechnungen aus dem EU-Ausland problemlos empfangen können. Die XRechnung ist ein rein binäres und maschinenlesbares Format. Die gotomaxx Portalcloud ergänzt dieses binäre Format um ein Sichtformat, das auch für den Menschen lesbar ist.
Ihre Vorteile als Versender
  • Die Einführung der digitalen Rechnung bietet laut Innenministerium sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für deren Lieferanten Potenzial für Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzungen der Durchlaufzeiten.
  • Rechnungssteller profitiere von Kosteneinsparungen durch die Nutzung der elektronischen Form, einer Liquiditätsverbesserung durch frühere Zahlungseingänge und weiteren Einsparungen durch die Optimierung interner Prozesse.
  • Rechnungssteller erzeugen mit Hilfe des PDFMAILER aus ihrer Fakturierung, Warenwirtschafts- oder ERP-System einen Datensatz im XRechnungs-Format einfach und schnell per Druckbefehl.
  • Sie als Lieferant können Kunden einfach und strukturiert Rechnungsdaten wie gewünscht als ZUGFeRD-Datei oder X-Rechnung zur Verfügung stellen. Die gotomaxx ZUGFeRD-Daten stellen bspw. eine Alternative zum VDA4938/83-Standard dar. Das X-Rechnungsformat ist ideal für die Rechnungsstellung an den Bund, Behörden, Kommunen etc.
  • Die gotomaxx Portalcloud inkl. X-Rechnung-Datenverarbeitung kann von Administratoren in Ihre bestehende IT Umgebung integriert werden und arbeitet mit nahezu jedem gängigen ERP- und Warenwirtschaftssystem zusammen.
  • Testen Sie Ihre gotomaxx-Lösung 14 Tage kostenfrei im Serverumfeld
  • Ein kostengünstiger Einstieg ist jederzeit möglich.
  • Mit den PDFMAILER 7 Cloudservices ist die X-Rechnung-Erweiterung zu einer vollständig automatisierbaren Workflow-Lösung im Netzwerk erweiterbar.
  • gotomaxx bietet Unterstützung bei der Integration und leistet deutschsprachigen Service und Support.
Ihre Vorteile als Empfänger
  • XRechnung erschließt öffentlichen Auftraggebern Zeit- und Kostenersparnisse durch automatisierte Prozesse, einen kürzeren Rechnungsdurchlauf durch schnellere Freigabeprozesse und eine erhöhte Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess.
  • Die Arbeits- und Prüfungsabläufe werden einfacher, schneller und schlanker. Rechnungen können automatisiert geprüft und ggf. automatisiert verarbeitet werden. Manuelle Arbeiten werden reduziert.
  • Eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer arbeitsaufwendigen OCR-Lösung ist bei elektronischen Rechnungen mit ZUGFeRD-Daten nicht notwendig.
X-Rechnungen führen zu
  • zeitnahen Rechnungszahlungen & vermeiden so Zahlungsausfälle und Liquiditätsengpässe
  • enormen Kostenersparnissen: weniger Porto und Bearbeitungskosten etc.
  • Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in die Systeme „eingespeist“ und verarbeitet werden.
  • Effizienzgewinn: Automatisierungsvorteile, keine manuelle Erfassung.
  • kürzeren Bearbeitungszeiten: kein Papierausdruck, keine Kuvertierung etc.

Retten Sie Bäume! 2.000 elektronische statt Papierrechnungen pro Arbeitstag retten innerhalb eines Monats einen Baum!