WEGWEISER ZUR XRECHNUNG

Im Zusammenhang mit der EU- sowie der deutschen Verordnung wird über XRechnungen, E-Rechnung und ZUGFeRD diskutiert, obwohl diese Begriffe für viele Unternehmer oftmals nicht exakt klar sind. Wir bringen Licht ins Dunkel:

E-Rechnung
Grundsätzlich ist jede Rechnung, die elektronisch versandt wird, eine E-Rechnung, also eine papierlose Rechnung. Das können Rechnungs-Datensätze oder auch Bilddateien sein. Meist erhalten Sie diese Dokumente als E-Mail oder Download aus einem Portal.

XRechnung
Hierbei handelt es sich zunächst erst einmal um eine spezielle Form der elektronischen Rechnung in XML-Format – also maschinenlesbar. Gemäß der deutschen Verordnung ist die XRechnung der Übermittlungs-Standard für elektronische Rechnungsdaten. Hier ist exakt vorgegeben, welche Daten ein entsprechender Datensatz enthalten muss und in welcher Struktur dieser Datensatz aufgebaut sein muss. Damit wird sichergestellt, dass jedes Empfängersystem die erhaltenen Daten auch einlesen kann.

ZUGFeRD
Neben dem XML-Datensatz in der vorgeschriebenen Form enthält diese Variante der elektronischen Rechnung zusätzlich eine PDF-Datei als Sichtdatei. Damit ist gesichert, dass praktisch jeder Empfänger den Inhalt der Rechnung lesen kann, auch wenn der Datensatz selbst nicht eingelesen wird. Man spricht hier auch von einem „hybriden Rechnungsformat“.

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In dieser neuen ZUGFeRD-Version wird parallel ein XRechnungs-Profil bereitgestellt.
Das neue Profil erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN16931 werden erfüllt, sondern darüber hinaus auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung.

Seit Ende 2020 ist es nun soweit. Länder, Kommunen und auch der Bund nehmen laut E-RechV Rechnungen unter gewissen Bedingungen nur noch digital als XRechnung oder Rechnungen im ZUGFeRD Format entgegen.

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind seit dem 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen. Ausnahmen gelten für Direktaufträge mit einem Netto Auftragswert bis 1.000€ oder Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen (verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge)

Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen sind hingegen von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig, die noch nicht abschließend geregelt ist. Die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entsprechend zu vereinheitlichen, gilt seit 27.11.2020 für den Bund und Bremen.

Eine Übersicht der Länderspezifischen Anforderungen des VeR finden Sie in unserem Whitepaper.

PDFMAILER ist ein Druckertreiber, der automatisisert oder manuell Dateien als Anlage an eine XRechnung anhängen bzw. in die XRechnungs XML einbetten kann. Es werden folgende Typen von Anlagen unterstützt: PDF, TXT, CSV, PNG, JPG, XLS, XSLX

Anlagen können entweder automatisch per Steuerzeichen übergeben oder bei der manuellen Erfassung der Belegdaten auch per Hand ausgewählt werden.

Um eine Anlage manuell zu einem Dokument zu erfassen, füllen Sie einmalig alle notwendige Felder im Vorschau-Menü „eRechnung“ aus.

Sind alle belegrelevanten Daten und Anlagen erfasst können Sie das Dokument speichern oder versenden.