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Worauf ist zu achten: Versenden von Belegen

Unter die DSGVO fallen alle Arbeitsvorgänge, bei denen personenbezogene Daten, selbst wenn es nur ein Name des Ansprechpartners ist, im Spiel sind. Die DSGVO greift beim Versenden von Belegen in dem Moment, in dem die Namen des Sender oder des Empfängers erfasst werden. Im Jahr 2017 haben Unternehmen mehrere Milliarden Datensätze – viele unverschlüsselt – gespeichert, ohne Zustimmung der Betroffnen. Unter diesem Aspekt erscheint die DSGVO sehr hilfreich.

Um den Empfänger vor Datenmissbrauch, Datendieben und den Folgen einer Datenpanne zu schützen, muss der Beleg oder das Dokument geschützt und verschlüsselt werden. Die 2-Faktor Authentifizierung des PDFMAILER 6.1 bietet sich hier an:

PDFMAILER 6.1 ermöglicht DSGVO konformes Bereitstellen und Versenden von Belegen.Mit der Funktion „Verschlüsselung von PDF“ ermöglicht der PDFMAILERein Verarbeiten nach den DSGVO Richtlinien. Das Dokument wird durch einen PIN gesichert und damit vor fremdem Zugriff geschützt. Über eine sichere https Verbindung wird das Dokument in der gotomaxx Portalcloud bereitgestellt.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu dieser Portalcloud. Hier angekommen, muss er sich mit Benutzername und Passwort anmelden. Anschließend kann das Dokument angeklickt werden zum endgültigen Öffnen, erhält der Empfänger per SMS einen PIN, mit dem er das Dokument öffnen kann. Durch diese 2-Faktor Authentifizierung wird zusätzliche Sicherheit geboten. Diese Verschlüsselung wird im DSGVOArtikel 32 „Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten“ als geeignete technische Maßnahme empfohlen und anerkannt. Mit verschlüsselten PDF-Dokumenten bleibt die Vertraulichkeit gewahrt.

PDFMAILER 6.1. ist ab Mitte April 2018 verfügbar.